[회사 업무환경 03] 전자계약 효력｜전자서명한 계약서가 종이와 같은 효력을 갖는 조건

※ 2026년 9월 23일 기준

거래처가 “계약서는 전자계약으로 보내겠습니다”라고 합니다. 화면에서 손가락으로 서명하고 끝나는데, 이게 도장 찍은 종이만큼 힘이 있는지 걱정이 됩니다.

결론은 이렇습니다.

• 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않습니다(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항)
• 두 가지 요건을 갖추면 그 전자문서를 서면으로 봅니다(같은 법 제4조의2)
• 전자서명도 전자적 형태라는 이유만으로 서명·기명날인으로서의 효력이 부인되지 않습니다(전자서명법 제3조 제1항)

다만 개인이 서는 보증처럼 전자적 형태로는 아예 효력이 없는 것도 있습니다. 전자계약 법적 효력의 근거 조문부터 하나씩 확인하면서, 어디까지 되고 어디부터 안 되는지 나눠 보겠습니다.

[회사 업무환경 01] 회사 이메일 만들기, [회사 업무환경 02] Google Workspace vs Microsoft 365에 이어 회사 업무환경 시리즈의 세 번째 글입니다.

전자계약 효력 한눈에 보기

항목	내용	근거
전자문서의 효력	전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지 않음	전자문서법 제4조 ①
서면으로 보는 요건	① 내용을 열람할 수 있을 것 ② 그 형태로 보존되어 있을 것	제4조의2
예외	다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 경우	제4조의2 단서
전자서명의 효력	전자적 형태라는 이유만으로 서명·기명날인의 효력이 부인되지 않음	전자서명법 제3조 ①
근로계약서	서면에 전자문서 포함 → 전자 교부 가능	근로기준법 제17조 ②
개인 보증	보증 의사가 전자적 형태로 표시되면 효력 없음	민법 제428조의2 ① 단서
사업상 보증	영업·사업으로 한 보증의 전자문서는 서면으로 봄	전자문서법 제4조 ②
보관	요건을 갖추면 전자문서 보관으로 법령상 문서 보관을 갈음	전자문서법 제5조
인지세	과세문서에 전자문서도 포함	인지세법 제3조 ③

전자계약 효력의 근거 — “전자라서 무효”는 없다

계약은 원칙적으로 형식이 자유롭습니다. 말로 해도 성립하고, 종이에 적어도 성립합니다. 문제는 나중에 다툼이 생겼을 때 증명할 수 있느냐입니다. 그래서 중요한 거래는 문서로 남기고, 법이 “서면으로 하라”고 정해 둔 것도 있습니다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항은 이렇게 정합니다.

전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.

여기서 말하는 전자문서란 “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 정보”입니다(제2조 제1호). PDF 계약서, 전자계약 서비스에 저장된 계약 데이터, 심지어 이메일 본문도 이 정의에 들어갑니다.

전자계약서가 서면으로 인정되는 두 가지 조건

“효력이 부인되지 않는다”와 “서면으로 본다”는 다릅니다. 법이 서면을 요구하는 경우에 전자문서로 갈음하려면 제4조의2의 두 요건을 모두 갖춰야 합니다.

1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것
2. 전자문서가 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것

첫째는 “열어서 읽을 수 있어야 한다”는 뜻이고, 둘째는 “그때 그 모습 그대로 남아 있어야 한다”는 뜻입니다. 실무로 옮기면 이렇게 됩니다.

• 특정 프로그램이 없으면 못 여는 형식보다 PDF처럼 널리 열리는 형식으로 받아 둡니다
• 전자계약 서비스 안에만 두지 말고 체결본 PDF를 내려받아 따로 보관합니다. 서비스를 해지하면 열람 자체가 어려워질 수 있습니다
• 계약서 파일을 나중에 편집해 덮어쓰지 않습니다. 수정이 필요하면 새 파일로 남깁니다

단서도 함께 봐야 합니다. 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 아니하는 경우에는 서면으로 보지 않습니다. 아래 “전자계약이 안 되는 것”에서 다시 다루겠습니다.

전자서명 효력 — 공동인증서만 되는 것은 아니다

전자서명법 제3조는 두 항으로 나뉩니다.

• 제1항 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다
• 제2항 법령의 규정 또는 당사자 간의 약정에 따라 서명, 서명날인 또는 기명날인의 방식으로 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명은 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다

전자서명의 정의는 “서명자의 신원”과 “서명자가 해당 전자문서에 서명하였다는 사실”을 나타내는 데 이용하기 위하여 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보입니다(제2조 제2호).

정의 어디에도 특정 인증서를 쓰라는 말이 없습니다. 2020년 개정으로 공인인증서의 독점적 지위가 사라진 뒤, 법은 수단을 가리지 않습니다. 다만 분쟁에서 중요한 것은 “그 사람이 서명한 게 맞다”는 것을 어떻게 보이느냐입니다. 그래서 실무에서는 다음이 남아 있는 방식을 고릅니다.

• 서명자 본인 확인 기록(휴대전화 본인확인, 계좌 인증, 인증서 등)
• 서명 시각과 접속 기록
• 서명 뒤 문서가 바뀌지 않았음을 보이는 값(해시·타임스탬프)

카카오톡·이메일로 주고받은 계약서도 전자계약일까

전자계약 서비스를 쓰지 않고 이메일로 PDF를 주고받아도 되는지 묻는 분이 많습니다. 법이 말하는 전자문서는 “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 정보”입니다(전자문서법 제2조 제1호). 서비스 이름이나 앱 종류를 따지지 않습니다.

따라서 이메일이나 메신저로 주고받은 계약서 파일도 전자문서이고, 위에서 본 제4조의2의 두 요건을 갖추면 서면으로 봅니다. 다만 실무에서는 차이가 납니다.

구분	메신저·이메일로 주고받기	전자계약 서비스
전자문서 해당	해당	해당
누가 서명했는지 기록	계정 소유자 확인 정도	본인확인 절차와 기록이 남음
서명 뒤 변경 여부	파일을 바꿔도 드러나지 않을 수 있음	변경 여부를 확인할 값이 남음
보관	스스로 관리	서비스 보관 + 내려받기

메신저로 주고받을 때는 계약서 파일과 함께 주고받은 대화·메일 기록을 같이 남겨 두십시오. 누가 언제 무엇에 동의했는지 보여 주는 자료가 됩니다.

전자근로계약서 — 근로기준법이 직접 허용한다

직원을 뽑을 때 근로계약서는 반드시 서면으로 교부해야 합니다. 그런데 근로기준법 제17조 제2항은 괄호로 이렇게 적어 두었습니다.

임금의 구성항목·계산방법·지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다

즉 전자근로계약서로 교부해도 됩니다. 다만 “교부”가 핵심입니다. 회사 시스템에 올려만 두고 직원이 받아 보지 못했다면 교부로 보기 어렵습니다. 직원이 자기 이메일이나 계정으로 파일을 받아 보관할 수 있는 상태를 만들어 주십시오.

명시해야 하는 항목과 수습·퇴사 관련 절차는 수습기간 급여 90%와 해고 기준, 직원 퇴사 처리 순서에서 자세히 다뤘습니다.

전자계약이 안 되는 것 — 개인 보증이 대표적이다

민법 제428조의2 제1항은 보증의 방식을 이렇게 정합니다.

보증은 그 의사가 보증인의 기명날인 또는 서명이 있는 서면으로 표시되어야 효력이 발생한다. 다만, 보증의 의사가 전자적 형태로 표시된 경우에는 효력이 없다.

보증은 전자적 형태로 받으면 효력이 없습니다. 거래처 대표의 개인 연대보증을 전자계약으로 받아 두었다면, 그 보증 부분은 힘을 잃을 수 있습니다.

예외가 있습니다. 전자문서법 제4조 제2항은 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는 민법 제428조의2 제1항 단서에도 불구하고 같은 항 본문에 따른 서면으로 본다고 정합니다. 보증을 업으로 하거나 사업의 일환으로 하는 경우(보증보험사, 신용보증기금 등)를 염두에 둔 규정입니다. 개인이 지인·거래처를 위해 서는 보증은 여기에 들어가지 않습니다.

참고로 같은 조 제3항은 보증인이 보증채무를 이행한 경우에는 그 한도에서 방식의 하자를 이유로 무효를 주장할 수 없다고 정합니다.

정리하면 전자계약을 피해야 하는 경우는 이렇습니다.

경우	이유
개인의 보증·연대보증	민법 제428조의2 ① 단서 — 전자적 형태면 효력 없음
다른 법령이 특별한 방식을 정한 문서	전자문서법 제4조의2 단서
성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 것	전자문서법 제4조의2 단서

중요한 계약을 전자로 진행하기 전에는 그 계약을 다루는 개별 법령에 방식 규정이 있는지 먼저 확인하십시오. 보증이 들어가는 계약이라면 보증 부분만 따로 종이로 받는 방법도 있습니다.

전자계약은 언제 성립하나 — 송신·수신 시기

종이 계약서는 도장을 찍고 건네는 순간이 눈에 보입니다. 전자계약은 그 순간이 보이지 않아서, 법이 기준을 정해 두었습니다(전자문서법 제6조).

• 송신 — 작성자 또는 그 대리인이 해당 전자문서를 송신할 수 있는 정보처리시스템에 입력한 후, 수신할 수 있는 정보처리시스템으로 전송한 때 송신된 것으로 봅니다
• 수신 — 수신자가 받을 시스템을 지정한 경우에는 지정된 시스템에 입력된 때 수신된 것으로 추정합니다. 지정하지 않았다면 수신자가 관리하는 시스템에 입력된 때입니다

여기서 “지정된 시스템이 아닌 곳에 입력된 경우에는 수신자가 이를 검색 또는 출력한 때“라는 단서가 실무에서 자주 걸립니다. 계약서를 엉뚱한 주소로 보내 놓고 보냈다고 주장할 수는 없다는 뜻입니다.

덧붙여 알아 둘 조문이 셋 있습니다.

• 제7조 작성자의 대리인이 보냈거나, 자동으로 송신하도록 만든 프로그램이 보낸 전자문서에 포함된 의사표시는 작성자가 송신한 것으로 봅니다. 직원 계정이나 자동 발송 시스템으로 나간 계약서도 회사가 보낸 것이 됩니다
• 제9조 작성자가 명시적으로 수신 확인을 요구했는데 상당한 기간 안에 확인 통지를 받지 못하면 송신을 철회할 수 있습니다
• 제10조 당사자는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 제6조부터 제9조까지와 다른 약정을 할 수 있습니다. 계약서에 “서명 완료 알림이 도달한 때 효력이 발생한다”처럼 적어 두면 그 약정이 우선합니다

분쟁이 생기면 전자계약서가 증거가 될까

법원은 변론 전체의 취지와 증거조사의 결과를 참작해 자유로운 심증으로 사실 주장이 진실한지 판단합니다(민사소송법 제202조, 자유심증주의). 컴퓨터용 자기디스크처럼 문서가 아닌 자료도 증거조사 대상이 됩니다(제374조). 여기에 전자문서법 제4조 제1항이 더해져, 전자라는 이유만으로 배척되지는 않습니다.

다만 “증거로 낼 수 있다”와 “그대로 믿어 준다”는 다릅니다. 종이 사문서는 본인 또는 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때 진정한 것으로 추정합니다(제358조). 전자문서에 이 조항이 그대로 적용되는지는 사안에 따라 다퉈질 수 있으므로, 결국 그 사람이 그 내용에 서명했다는 것을 보여 줄 기록이 얼마나 남아 있느냐가 갈림길이 됩니다.

그래서 실무에서는 다음을 함께 보관합니다.

• 체결본 PDF
• 서명 이력(본인확인 방법, 시각, 접속 기록)
• 계약서를 주고받은 메일·메신저 기록

전자계약서 법정 보관 기간 — 얼마나, 어떻게 보관해야 하나

전자문서법 제5조 제1항은 제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서이고, 작성자·수신자·송수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있다면 그 부분이 보존되어 있을 것, 이 요건을 갖추면 전자문서를 보관함으로써 관계 법령이 정하는 문서 보관을 갈음할 수 있다고 정합니다(다른 법령에 특별한 규정이 있으면 갈음할 수 없습니다).

보관 기간은 문서마다 다른 법이 정합니다. 근로계약서라면 근로기준법 제42조가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고, 시행령 제22조 제1항 제1호가 근로계약서를 그 대상으로, 제2항 제2호가 기산일을 근로관계가 끝난 날로 정합니다.

세금 쪽 기준도 같이 봐야 합니다. 국세기본법 제85조의3 제2항은 장부와 증거서류를 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래는 7년) 보존하도록 정합니다. 같은 조 제3항은 이를 전산조직으로 작성해 정보보존 장치에 보존할 수 있게 합니다.

주의할 것은 종이 계약서를 스캔한 경우입니다. 제85조의3 제4항은 전자화문서로 변환해 공인전자문서센터에 보관하면 장부·증거서류를 갖춘 것으로 보지만, 단서로 “계약서 등 위조·변조하기 쉬운 것”은 제외합니다. 국세기본법 시행령 제65조의7 제3항이 그 목록을 정하고 있습니다.

1. 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서
2. 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득·양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서
3. 소송과 관련하여 제출·접수한 서류 및 판결문 사본(재발급 가능한 서류는 제외)
4. 인가·허가와 관련하여 제출·접수한 서류 및 인·허가증(재발급 가능한 서류는 제외)

처음부터 전자문서로 만든 전자계약과, 종이를 스캔한 전자화문서는 이렇게 취급이 다릅니다. 부동산 매매계약서처럼 위 목록에 해당하는 종이 계약서는 스캔해 두더라도 원본을 버리지 마십시오.

전자계약이면 인지세는 안 내도 될까

아닙니다. 인지세법 제3조 제3항은 과세문서에 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조에 따른 전자문서를 포함한다고 정합니다(전자등록된 사채 등 대통령령으로 정하는 전자문서는 제외).

인지세는 “재산에 관한 권리 등의 창설·이전 또는 변경에 관한 계약서나 이를 증명하는 그 밖의 문서를 작성하는 자”에게 붙습니다(제1조 제1항). 2인 이상이 공동으로 작성하면 연대하여 납부할 의무가 있습니다(제1조 제2항). 어떤 문서가 과세 대상이고 세액이 얼마인지는 제3조 제1항의 표에 나와 있으니, 해당 여부는 원문이나 세무 대리인에게 확인하십시오.

전자계약 도입 체크리스트

• 계약 종류별로 법령이 방식을 정해 둔 것이 있는지 먼저 확인했다
• 보증·연대보증은 전자로 받지 않는다(개인 보증은 전자적 형태면 효력이 없다)
• 체결본을 PDF로 내려받아 회사 저장소에 따로 보관한다
• 작성자·수신자·서명 시각이 남는 서비스를 쓴다
• 계약서에 효력 발생 시점을 명시해 둔다(제10조 약정 우선)
• 근로계약서는 전자문서로 교부하되 직원이 받아 보관할 수 있게 보낸다
• 증거서류는 법정신고기한이 지난 날부터 5년 이상 보관한다
• 스캔본으로 대체할 수 없는 계약서는 종이 원본을 남긴다

자주 묻는 질문 (FAQ)

전자계약도 종이 계약서와 같은 효력이 있나요?

전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않습니다(전자문서법 제4조 제1항). 법이 서면을 요구하는 경우에도 제4조의2의 두 요건(열람 가능·형태 보존)을 갖추면 서면으로 봅니다. 다만 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 경우는 제외입니다.

공동인증서 없이 이름만 적는 전자서명도 효력이 있나요?

전자서명법 제2조 제2호는 전자서명을 “서명자의 신원”과 “서명자가 해당 전자문서에 서명하였다는 사실”을 나타내기 위한 전자적 형태의 정보로 정의하고, 특정 수단을 요구하지 않습니다. 제3조 제1항에 따라 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지도 않습니다. 다만 다툼이 생기면 그 사람이 서명했다는 점을 증명해야 하므로, 본인확인과 서명 기록이 남는 방식이 안전합니다.

근로계약서를 카카오톡이나 이메일로 보내도 되나요?

근로기준법 제17조 제2항은 교부해야 할 “서면”에 전자문서법 제2조 제1호의 전자문서를 포함한다고 정합니다. 따라서 전자문서로 교부할 수 있습니다. 중요한 것은 명시 항목이 모두 담긴 계약서를 근로자가 받아서 보관할 수 있게 전달하는 것입니다. 화면으로 보여주기만 하는 방식은 피하십시오.

거래처 대표의 연대보증을 전자계약으로 받아도 되나요?

권하지 않습니다. 민법 제428조의2 제1항 단서는 보증의 의사가 전자적 형태로 표시된 경우 효력이 없다고 정합니다. 전자문서법 제4조 제2항이 “자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증”을 예외로 두고 있지만, 개인이 서는 일반적인 연대보증은 여기에 해당한다고 보기 어렵습니다. 보증 부분은 기명날인 또는 서명이 있는 종이 서면으로 받으십시오.

전자계약은 언제 체결된 것으로 보나요?

전자문서법 제6조 제2항은 수신자가 지정한 시스템에 입력된 때 수신된 것으로 추정합니다. 다만 제10조에 따라 당사자가 다른 약정을 할 수 있으므로, 계약서에 효력 발생 시점을 직접 적어 두는 편이 분명합니다.

종이 계약서를 스캔해서 보관하고 원본은 버려도 되나요?

일반적인 증빙은 전자적으로 보존할 수 있지만(국세기본법 제85조의3 제3항), 같은 조 제4항 단서와 시행령 제65조의7 제3항은 다른 법령에 따라 원본을 보존해야 하는 문서, 등기·등록·명의개서가 필요한 자산의 취득·양도와 관련해 기명날인 또는 서명한 계약서 등을 제외하고 있습니다. 해당하는 계약서는 원본을 남겨 두십시오.

전자계약 서비스를 해지하면 계약서는 어떻게 되나요?

서비스 안에서만 열람할 수 있게 두면 해지 뒤 제4조의2 제1호(열람 가능)를 만족하기 어려워질 수 있습니다. 체결 직후 체결본 PDF와 서명 이력을 내려받아 회사 저장소에 함께 보관하는 것이 안전합니다. 문서 보관 장소는 Google Workspace vs Microsoft 365에서 비교한 드라이브를 활용해도 됩니다.

전자계약이면 인지세를 안 내나요?

아닙니다. 인지세법 제3조 제3항은 과세문서에 전자문서를 포함한다고 정합니다. 과세 대상인지와 세액은 제3조 제1항의 표에 따릅니다.

법인 인감도장 대신 전자서명을 써도 되나요?

일반적인 상거래 계약은 형식이 자유롭고, 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지 않습니다(전자서명법 제3조 제1항). 다만 개별 법령이 인감증명서나 특정 서식을 요구하는 절차가 있고, 거래 상대가 종이 날인본을 요구하는 경우도 있습니다. 계약 종류별로 해당 법령과 상대방 요구 조건을 먼저 확인하십시오.

퇴사한 직원의 전자근로계약서도 계속 보관해야 하나요?

네. 근로기준법 제42조는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정합니다. 시행령 제22조 제1항 제1호가 근로계약서를 대상으로 두고 있고, 같은 조 제2항 제2호는 기산일을 근로관계가 끝난 날로 정합니다. 퇴사했다고 바로 지우면 안 됩니다.

타임스탬프나 감사추적 기록이 꼭 있어야 효력이 생기나요?

이 글에서 확인한 조문에는 타임스탬프를 효력 발생의 필수 요건으로 정한 규정이 없었습니다. 다만 분쟁이 생겼을 때 서명 시점과 위·변조 여부를 보이는 자료가 되므로, 남는 방식을 고르는 편이 안전합니다.

근거 법령·자료

법령 이름을 누르면 국가법령정보센터 원문으로 이동합니다.

• 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조, 제4조, 제4조의2, 제5조, 제6조, 제7조, 제9조, 제10조
• 전자서명법 제2조, 제3조
• 민법 제428조의2
• 근로기준법 제17조, 제42조
• 근로기준법 시행령 제22조
• 민사소송법 제202조, 제358조, 제374조
• 국세기본법 제85조의3
• 국세기본법 시행령 제65조의7
• 인지세법 제1조, 제3조

※ 2026년 9월 23일 기준 법령 원문을 바탕으로 정리했습니다. 개별 계약의 효력은 계약 내용과 개별 법령에 따라 달라질 수 있으므로, 중요한 계약은 변호사 등 전문가에게 확인하시기 바랍니다.

이 글의 그림은 AI로 만든 예시 이미지이며 실제 사진이 아닙니다.